Foarte des puteți auzi cum cineva nu are timp suficient. Ei ar reuși să facă totul dacă s-ar afla două sau trei ore mai mult într-o zi. În același timp, există oameni care își gestionează liniștit sarcinile, chiar reușind să-i ajute pe alții. De ce? La urma urmei, prima și a doua zi a zilei timp de 24 de ore. Managementul timpului răspunde la această întrebare. Ce este? Cum puteți învăța să vă gestionați timpul? Există metode eficiente care ajută să trăiți rațional și să lucrați productiv?
Ce este gestionarea timpului?
Managementul timpului este arta gestionării timpului. Acesta include metode de stabilire a obiectivelor, planificare, control, motivare, prioritizare adecvată. Puteți lua în considerare gestionarea timpului ca o gamă întreagă de tehnici care vizează îmbunătățirea eficienței personale. Este obișnuit să nu discutăm instrumentele de gestionare a timpului, ci metodele de stabilire a obiectivelor, motivație, delegare etc.
În structura acestei învățături se evidențiază patru blocuri principalecare alcătuiesc "scara" managementului timpului, pe baza comparației cu călătoria:
- eficacitate - Răspunde la întrebarea "cum să mergem?"
- tehnologiei - să înțelegeți "ce să continuăm?"
- strategie - ajută la planificarea "unde să mergem?"
- filozofie - oferă sens, răspunzând "de ce să mergem?"
Planifică-ți planul corect de la al patrulea bloc "De ce?" la primul articol "Cum?"
Acesta este unul dintre punctele principale ale managementului timpului - de a alege un obiectiv global. Înțelegeți în continuare direcția de punere în aplicare a acesteia. Apoi determină mecanismele de realizare. Înțelegeți ce instrumente sunt necesare pentru a implementa toți pașii planificați.
Însuși sensul unei astfel de sarcini este de a raționaliza lucrarea, deoarece eficacitatea întregului proiect depinde de stabilirea și planificarea corectă a obiectivelor.
Apariția și formarea managementului timpului
Cuvântul de gestionare a timpului a apărut în anii 70 ai secolului al XX-lea. Conform opiniei populare, autorul său este un om de afaceri din Danemarca Klaus Möller. El a oferit un notebook "Time Manager", care a devenit prototipul organizatorului.
În persoană, când s-au născut fundamentele managementului timpului, este imposibil. Se poate argumenta că încercările de a controla timpul personal au fost făcute în Roma antică. Prima sursă scrisă este notele lui Lucius Seneca adresate unuia dintre patricienii romani. El a recomandat să se angajeze în contabilizarea timpului scris, să monitorizeze utilizarea, să-și evalueze viața. Seneca a subliniat nevoia de planificare a afacerilor, oferindu-i să facă acest lucru în fiecare dimineață. De asemenea, filozoful roman a subliniat importanța stabilirii priorităților pentru a petrece timpul cu un beneficiu maxim.
Probabil, înțelegerea timpului implicat în alte civilizații din antichitate, pentru că oamenii de pretutindeni s-au confruntat cu aceleași sarcini și provocări. Într-o formă mai modernă, gestionarea timpului a apărut la mijlocul secolului al XVIII-lea și a fost programată pentru dezvoltarea revoluției industriale.. Odată cu apariția și răspândirea în masă a plantelor și a fabricilor, forța de muncă umană devine din ce în ce mai puțin dependentă de factorii naturali. Prin urmare, este posibil să simplificați fluxurile de lucru.
Ideile de gestionare a timpului se strecoară prin viața multor oameni proeminenți. De exemplu, scriitorul și învățatul italian Leon Battista Alberti, care a trăit în Renaștere, în lucrările sale, a subliniat importanța gestionării timpului. El sa concentrat pe necesitatea raționalizării cazurilor, precum și a planificării zilnice. Inspiratorul ideologic al "managerilor de timp" ai erei sale a fost Isaac Newton, care a structurat clar principiile structurii universului. Ideile propuse de el au determinat mulți contemporani să se gândească la eficientizarea vieții lor.
Unul dintre cei mai proeminenți susținători ai managementului timpului a fost Germanul filosoful Immanuel Kantcare și-a îmbunătățit programul într-o asemenea măsură încât vecinii au verificat ceasul pe el.
Politician american Benjamin franklincare a dat lumii fraza binecunoscută "Timpul este banii", a păstrat un jurnal personal, ajungând astfel la înălțimi considerabile ale autocontrolului. Recomandările simple și eficiente ale lui Franklin au stat la baza multor training-uri populare de management al timpului.
Un rol important în dezvoltarea gestionării timpului a fost jucat de un inginer american. Frederick Taylorcare a pus bazele managementului modern și a organizării științifice a muncii (NU). Taylorismul, ca teorie a managementului, a avut un impact tangibil asupra creșterii productivității.
Este imposibil să nu-i amintesc economistul italian Wilfredo Pareto, care a formulat principiul faimos al managementului timpului "20:80". Se descifrează în felul acesta: 20% din eforturi aduc 80% din rezultat și viceversa. Dacă definiți acest lucru foarte "douăzeci", puteți crește în mod semnificativ eficacitatea personală.
Nu mai puțin semnificativă este contribuția celui de-al 34-lea Președinte al Statelor Unite. Dwight David Eisenhower, care a dezvoltat o metodă foarte convenabilă de prioritizare, numită "matricea Eisenhower". El a propus să împartă toate cazurile, în funcție de importanța și urgența lor. Există patru tipuri de sarcini:
- Important, urgent;
- Important, nu urgent;
- Nu este important, urgent;
- Nu este important, nu urgent.
Acordând atenție primelor două tipuri și evitând a treia sau a patra, o persoană va învăța cum să își folosească timpul mai eficient.
De-a lungul timpului, au început să apară fluxurile de gestionare a timpului. De exemplu, gestionarea timpului pentru femei, pentru bărbați, pentru oameni de afaceri, pentru studenți, pentru elevi școlare etc.
Scriitori populari ai timpului în secolul XXI: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande și alții. managerii de timp din întreaga lume. Vom discuta în continuare principalele idei ale acestei direcții.
Instrumente de gestionare a timpului
Principiile de bază ale managementului timpului se referă în principal la subiecte conexe:
- Stabilirea obiectivelor;
- planificare;
- Stabilirea priorităților;
- motivație;
- Delegația.
Acestea sunt interconectate logic între ele, completând imaginea generală a utilizării raționale a timpului.
Setarea obiectivelor
Scopul este principalul punct de reper, care vă permite să nu vă abateți de la traseul selectat. Stabilirea obiectivelor este teza fundamentală a managementului timpului, care ajută la anticiparea economiilor de timp înainte de a începe lucrul.
Cel mai adesea, există o metodă de setare a obiectivelor numită SMART. Această abreviere înseamnă îndeplinirea următoarelor criterii pentru alegerea unui obiectiv:
- Concreteness (Specific) - o înțelegere clară a rezultatului așteptat;
- Măsurabilă (măsurabilă) - o evaluare cantitativă sau calitativă;
- Capacitate de realizare (Achievable) - capacitatea de a îndeplini sarcina;
- Relevant - necesitatea implementării;
- Constrângeri de timp - definirea cadrului de timp.
Dacă acest obiectiv corespunde principiului SMART, atunci va fi posibil să îl atingem cu cea mai mare economie posibilă de efort.
planificare
Lipsa unui plan sau a unei strategii a distrus multe angajamente promițătoare. Pe lângă conștientizarea obiectivului, trebuie înțeleasă și ce "pași" sunt necesari pentru punerea sa în aplicare. În plus, este de dorit să se controleze rezultatele obținute.
Au fost inventate multe metode de planificare, dar managementul timpului unul dintre cele mai populare este considerat a fi o planificare rigid flexibilă. Se recomandă să planificați nu mai mult de 60% din zi, lăsând 40-50% din programul pentru situații neprevăzute. Este de dorit să evidențiem cele mai importante sarcini, stabilind un fel de "rezervă" pentru o varietate de cazuri de forță majoră. Astfel, va fi posibil să evitați emoțiile negative de a nu împlini sau de a vă adapta planurile. Economisirea păcii este una dintre prioritățile de top management.
prioritizarea
Prioritatea este ordinea în care sunt îndeplinite diferite sarcini. Potrivit legii, numită "portofelul lui Miller", memoria unei persoane poate conține 7 ± 2 elemente. Aceasta înseamnă că o persoană normală poate gestiona cu ușurință de la 5 la 9 cazuri diferite, inclusiv hobby-uri și sarcini interne. Dacă este mai puțin, atunci viața va deveni plictisitoare și, dacă este mai mult, atunci creierul nu va putea să proceseze întreaga gamă de informații. Dar există legea lui Pareto, potrivit căreia 20% din eforturi aduc 80% din rezultatul și viceversa. Alegerea priorităților vă permite să vă concentrați asupra acelor activități care oferă efectul maxim.
Una dintre cele mai bune practici pentru alegerea priorităților este "matricea Eisenhower", care a fost menționată mai sus în text. Prin împărțirea sarcinilor dvs., în funcție de importanța și urgența acestora, puteți construi cu ușurință o ierarhie prin alegerea celor mai relevante și mai eficiente domenii.
motivație
Fără motivația corespunzătoare, dorința de a lucra dispare și productivitatea muncii este redusă la minimum. Managerul de timp trebuie să fie capabil să se inspire pe ei înșiși și pe alții. O metodă excelentă de motivare este "Principiul ancorării". Aceasta presupune o anumită laudă pentru îndeplinirea unei sarcini specifice.
De exemplu, un elev îi place să joace consola, dar să nu facă temele. Părinții pot semna un contract cu el că, pentru temele de acasă, el va avea ocazia de a juca. Treptat, copilul se va obișnui cu faptul că jocul este urmat de lecții, dezvoltând astfel un fel de reflex. În mod similar, puteți face și în cazul auto-motivației.
delegare
Abilitatea de a delega (transfera) sarcinile lor altora, pentru a salva timpul personal, este o abilitate extrem de utilă pentru orice manager de timp. Stăpânirea lui nu este atât de dificilă. Principalul lucru pe care trebuie să-l amintiți 10 principii de bază ale delegării:
- Furnizarea interpretului cu sprijinul necesar;
- Responsabilitatea pentru rezultatele muncii sale;
- Informarea prealabilă a ordinului;
- Implicarea interpretului în proces;
- O descriere clară a rezultatului așteptat;
- Formularea normelor și regulilor de lucru;
- Motivația interpretului, indicarea intereselor sale;
- Desemnarea drepturilor și obligațiilor;
- Monitorizarea periodică în etapele de implementare;
- Anticiparea posibilei eșecuri și "întoarcerea" autorității.
Respectarea acestor reguli contribuie la evitarea multor "capcane" ale delegației, cea mai periculoasă fiind nevoia de a relua munca.
Subiectul delegării include în mod indirect capacitatea de a spune "nu". Pe lângă învățarea modului de a schimba munca de rutină altora, este recomandabil să refuzați dacă încearcă să facă acest lucru cu dvs.
Metode de gestionare a timpului
În plus față de lexicon din zonele conexe, managementul timpului are o terminologie unică, precum și metodele originale. În primul rând, merită remarcat conceptul de "cronofag", lupta cu care ajută la salvarea unei perioade semnificative de timp. Cronofagul înseamnă literalmente "hrănitor de timp". Acestea sunt toate obiceiurile, situațiile și chiar și oamenii care ne distrag atenția de a face sarcini cu adevărat importante. În schimb, aceștia se întâlnesc cu "cronometre" care, dimpotrivă, ajută la salvarea acestei resurse valoroase. Apropo, chiar și termenul este inventat - "bacilul de gestionare a timpului", ceea ce înseamnă optimizare în plus față de timpul său, precum și rutina zilnică a oamenilor din jur, inclusiv a familiei, prietenilor și angajaților, transformându-se într-un adevărat "portar de timp" pentru ei.
Din metodologia de management al timpului, metodele populare se numesc "Metoda Tomato", "Metoda Frog", "Metoda Elephant", "Metoda Swiss Cheese" și multe altele. și colab.
Tomato Metoda
În plus față de capacitatea de a lucra, este foarte important să învățați și să vă relaxați în mod corespunzător. Dar echilibrul între încărcare și recuperare nu este întotdeauna posibil să se realizeze. Acest lucru este plin de dezvoltarea oboselii. Un student ingenios din Italia, Francesco Cirillo, a propus o abordare originală numită "Metoda Pomodoro". Aceasta constă în descompunerea lucrărilor în intervale de 25 de minute, care se alternează cu perioade de odihnă de trei minute - "tomate". După patru astfel de cicluri, se ia o pauză de 15-30 de minute. Această metodă vă permite să mențineți mai mult performanța și entuziasmul.
Metoda broasca
În Europa, există expresia "Mănâncă o broască pentru micul dejun". Aceasta înseamnă următoarele. Dacă efectuați cea mai neplăcută lucrare dimineața, broasca, atunci restul zilei va fi plină de emoții pozitive. Această metodă de gestionare a timpului vizează reducerea stresului, normalizarea fundalului emoțional și ușurarea psihologică a unei persoane.
Metoda de elefant
Sub "elefantul" în gestionarea timpului implică o sarcină mare și incomodă. Pentru a îndeplini o astfel de sarcină, pentru început, ar trebui împărțită în subtascuri, adică "tăiați elefantul în fripturi". De exemplu, dacă este necesar să se efectueze reparații într-un apartament, un "elefant" poate fi împărțit într-o bucătărie, baie, balcon, cameră de zi, dormitor. Ei, la rândul lor, "se împart" pe partea stângă sau pe dreapta, etc.
Metoda de brânză elvețiană
O altă tehnică de combatere a "elefanților", dar de această dată, fără o ordine strictă. Dacă cineva se confruntă cu o sarcină pe scară largă, fără să știe în ce direcție să o "apropie", ar trebui să învețe de la un șoarece care răsuceste bucăți de brânză în ordine aleatorie. Treptat, brânza "se dezgheață" pe ochi, transformându-se într-o sarcină proporțională cu capacitățile interpretului.
Managementul timpului include multe zone interconectate. Nu este posibil să stăpânească întregul arsenal al metodelor sale, dar oricine poate pune în aplicare cel puțin unele dintre principiile unui astfel de management în viața lor. Dacă faceți acest lucru fără fanatism, fără a vă transforma într-un robot, atunci un astfel de exercițiu va fi benefic, ajutând întotdeauna să găsiți timp pentru muncă, viață personală și dezvoltare proprie.
